予約に関するご連絡メール（候補日時の提示、予約日時のご連絡など）のテンプレートを、予約種別・診療科ごとに登録・使い分けできます。
診療科の特性に合わせた案内文をあらかじめ用意しておくと、送信時に予約内容に合ったテンプレートが自動で選ばれます。本記事では設定方法と送信時の動作をご案内します。
テンプレート設定画面を開く
サイドメニューの予約システムの設定から、メールテンプレートの設定画面を開きます。
画面上部の予約種別タブ（初診予約・予約変更・検査予約など）で対象を切り替え、その下に予約の各タイミング（予約日時の調整・確定・変更・前日連絡）ごとのテンプレートが表示されます。各タイミングには全診療科共通の標準テンプレートが1つ用意されています。
診療科別のテンプレートを追加する
各タイミングの診療科別のテンプレートを追加を押すと、テンプレートの作成画面が開きます。対象の診療科を選び、テンプレート名と本文を編集して保存します。
- 対象の診療科を選択します。複数の診療科をまとめて指定することもできます。検査予約・紹介検査予約では、診療科の代わりに「検査メニュー」を選択します。
- テンプレート名と本文を編集します。本文には全診療科共通の文面が初期表示されるため、診療科ごとの差分だけを編集すればすばやく用意できます。
- 変数を差し込みます。本文上部の挿入ボタンから、患者氏名・予約日時などを差し込めます。プレビューで差し込み後のイメージを確認できます。
- 保存します。
送信時にテンプレートが自動で選ばれる
予約申し込み詳細の送信画面を開くと、その予約の診療科に応じたテンプレートが自動で選択された状態で表示されます。内容を確認し、必要に応じて手動で選び直すこともできます。
- テンプレートは ① 予約の診療科に登録されたテンプレート（複数あるときは一覧の一番上）→ ② 該当がなければ全診療科共通 の順で選ばれます。
- 本文は今回の送信に限り編集できます。テンプレート自体は変更されません。
ご利用にあたっての注意点
あらかじめご確認ください
- 全診療科共通の標準テンプレートは削除できません。診療科別の設定がない場合に必ず使用されます。
- テンプレートの登録上限は、メッセージ種別ごとに20件です。
- 本文の文字数上限は20,000文字です。
- 自動で送信されるメッセージ（内容確認の依頼・予約日前日のご連絡）は、1診療科につき1テンプレートまでです。すでに設定済みの診療科は選択できません。
- 該当する診療科別テンプレートがない場合は、自動的に全診療科共通のテンプレートで送信されます。
編集できる権限について
- テンプレートを作成・編集・削除できるのは、プライマリーオーナーまたはオーナー権限を持つユーザーのみです。
- それ以外の権限のユーザーには各テンプレートに「表示」ボタンが表示され、本文の閲覧のみが可能です。追加・編集・削除はできません。
よくあるご質問
Q.診療科別のテンプレートを設定しなかった診療科は、どのメールが送られますか？
A.全診療科共通の標準テンプレートが使われます。診療科別のテンプレートを登録していない診療科の予約では、自動的に標準テンプレートが選択された状態で送信画面が開きます。すべての診療科に個別のテンプレートを用意する必要はありません。
Q.全診療科共通の標準テンプレートを削除・無効化することはできますか？
A.削除・無効化はできません。標準テンプレートは、診療科別の設定がない場合に必ず使用されるため、各メッセージ種別に1つ必ず残ります。文面の編集は可能ですので、内容を変更したい場合は本文を書き換えてご利用ください。
Q.「予約日前日のご連絡」テンプレートの内容を変更後、既に予約日時が確定した患者さまに送られる前日のご連絡メールの内容も置き換わりますか？
A.はい、まだ送られていない前日のご連絡メールの内容は、変更後のテンプレート内容に置き換わります。ただし、既に送信済みの前日のご連絡メールは変わりませんのでご注意ください。